Le registre du personnel en Nouvelle-Calédonie

Tenir un registre du personnel en Nouvelle-Calédonie n’est pas une formalité optionnelle : c’est une obligation légale qui s’impose à tout employeur dès le premier salarié embauché. Beaucoup de dirigeants calédoniens découvrent son existence le jour d’un contrôle de l’inspection du travail, alors qu’il s’agit d’un des documents les plus simples à mettre en place. En Nouvelle-Calédonie, le cadre n’est pas celui de la métropole : on ne parle ni d’URSSAF ni de SMIC, mais de CAFAT et de SMG, et le texte de référence est le Code du travail calédonien, pas le Code du travail français.

Voici ce que dit vraiment la loi locale, ce que vous devez y inscrire, et comment éviter les erreurs qui coûtent cher.

Ce que dit le Code du travail calédonien

L’obligation est posée noir sur blanc par l’article Lp. 422-2 du Code du travail de Nouvelle-Calédonie. Il prévoit que l’employeur tient « un registre unique du personnel sur lequel figurent, dans l’ordre des embauches » les informations relatives à chacun de ses salariés.

Le mot « unique » a son importance. Un seul document, classé par ordre d’arrivée, pour l’ensemble du personnel. Pas un registre par service, pas un fichier différent selon le type de contrat. Tous les salariés « employés dans l’établissement à quelque titre que ce soit » y figurent : CDI, CDD, contrats courts, apprentis. Le format papier reste parfaitement valable, mais rien n’interdit une tenue numérique tant que le document peut être présenté à l’inspecteur du travail.

Ce registre est consultable par les fonctionnaires et agents chargés du contrôle de la législation du travail. C’est souvent la première pièce demandée lors d’une visite. Un registre tenu proprement envoie un signal clair : l’entreprise est en règle.

Les mentions obligatoires, salarié par salarié

L’article Lp. 422-2 dresse une liste précise. Pour chaque personne, et dans l’ordre des embauches, vous devez faire apparaître :

• les nom et prénoms ;
• la nationalité ;
• la date de naissance et le sexe ;
• l’emploi et la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.

S’ajoute une mention spécifique quand le salarié est étranger : les caractéristiques de son autorisation de travail. Ce point est loin d’être anecdotique en Nouvelle-Calédonie, où l’emploi local est encadré et où l’employeur doit vérifier qu’un salarié de nationalité étrangère dispose bien d’un titre l’autorisant à travailler à la date d’embauche.

La date de sortie se renseigne au moment du départ du salarié, jamais avant. Le registre suit donc la vie de l’entreprise en temps réel : une embauche, une ligne ; un départ, on complète. Le Code calédonien ne fixe pas de durée de conservation chiffrée pour ce registre, à la différence du droit métropolitain. Dans le doute, la prudence commande de le garder durablement, comme l’ensemble des pièces sociales susceptibles d’être réclamées en cas de litige prud’homal ou de contrôle.

Registre du personnel, DPAE, déclaration CAFAT : ne pas confondre

C’est l’erreur la plus fréquente. Le registre du personnel est un document interne. La déclaration auprès de la CAFAT en est une autre, externe, et les deux ne se remplacent pas.

Avant toute embauche, l’employeur doit réaliser une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) en ligne auprès de la CAFAT. Le guide employeur de la CAFAT est explicite : les salariés « doivent être déclarés en ligne avant leur prise de fonction », et les informations sont fournies « obligatoirement avant l’embauche sous peine de pénalité ». Cette déclaration nominative précède l’embauche, comme le rappelle l’article Lp. 421-3 du Code du travail.

Ensuite, tout au long de la vie du contrat, l’employeur déclare les salaires via la Déclaration Nominative Trimestrielle des Salaires (DNTS), qui sert de base au calcul des cotisations. Trois temps, trois obligations bien distinctes :

Obligation	Nature	Quand	Auprès de qui
Registre unique du personnel	Document interne	Mis à jour à chaque embauche/départ	Tenu dans l’entreprise (contrôle inspection du travail)
DPAE	Déclaration en ligne	Avant la prise de fonction	CAFAT
DNTS	Déclaration des salaires	Chaque trimestre	CAFAT

Tenir le registre ne vous dispense pas de la DPAE. Faire la DPAE ne vous dispense pas du registre. Et la partie cotisations relève d’une logique encore différente, sur laquelle votre expert-comptable ou votre prestataire paie vous accompagne.

Les autres registres que l’employeur calédonien doit connaître

Le registre unique du personnel ne vit pas seul. Le Code du travail de Nouvelle-Calédonie impose d’autres registres selon la situation de l’entreprise.

L’article Lp. 422-2 prévoit, en plus du registre du personnel, un registre des observations et mises en demeure formulées par l’inspecteur du travail en matière de santé et de sécurité. Dès qu’une entreprise atteint les seuils de mise en place des délégués du personnel, un registre spécial des délégués du personnel devient obligatoire : l’article Lp. 341-56 prévoit que les délégués y consignent leurs demandes écrites, l’employeur y inscrivant sa réponse dans un délai n’excédant pas six jours. Ce registre est tenu à la disposition des salariés un jour ouvrable par quinzaine, ainsi qu’à celle de l’inspecteur du travail.

Ces obligations s’articulent avec le reste du socle réglementaire de l’entreprise. Pour un panorama complet, voyez nos articles sur les affichages obligatoires en entreprise NC, sur la médecine du travail en Nouvelle-Calédonie et sur les représentants du personnel en Nouvelle-Calédonie, qui déclenchent justement la tenue du registre spécial évoqué ci-dessus.

Ce que vous risquez en cas de manquement

La sanction frappe surtout le défaut de déclaration. L’article Lp. 421-4 prévoit qu’en cas de non-respect de la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur encourt une pénalité « au plus égale à trois cents fois le taux horaire du salaire minimum garanti ». Cette pénalité est recouvrée par la CAFAT.

Concrètement, avec un SMG fixé à 991,73 F CFP de l’heure depuis le 1er juin 2025 (167 602 F mensuels pour 169 heures, selon la Direction du Travail et de l’Emploi), le plafond atteint 297 519 F CFP par infraction constatée. De quoi réfléchir avant de faire travailler quelqu’un « le temps de voir ».

Le cas le plus grave dépasse la simple pénalité. Ne pas remettre de bulletin de paie à un salarié et ne pas l’inscrire sur un registre d’embauche caractérise du travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, au sens de l’article Lp. 461-4 du Code du travail. On bascule alors du registre administratif vers le pénal, avec les conséquences que cela suppose pour le dirigeant.

Le registre du personnel, dans ce contexte, n’est pas qu’une case à cocher : c’est aussi une preuve. Il atteste que vos salariés sont déclarés, identifiés, et que l’entreprise joue le jeu de la transparence sociale.

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Tenir un registre à jour, ne jamais rater une DPAE avant une prise de fonction, déposer les DNTS chaque trimestre, suivre les évolutions du SMG et des taux de cotisations CAFAT : tout cela prend du temps, et la moindre erreur peut coûter cher. C’est précisément le métier d’Altheo.

Prestataire social calédonien basé à Nouméa et partenaire du cabinet comptable AXEO, Altheo externalise pour vous la paie et la gestion RH : tenue du registre unique du personnel, déclarations préalables à l’embauche, DNTS, déclarations CAFAT, CRE et DNS. Vous gardez la maîtrise de votre activité, nous sécurisons votre conformité.

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Cet article est informatif ; les taux et modalités évoluent, vérifiez l’information à jour auprès des organismes calédoniens (CAFAT, Direction du Travail et de l’Emploi).